WIKI ExitShop – Jak používat blok objednávky 01

Standardizovaný blok s objednávkou je denním chlebem každého majitele e-shopu. Musí ho nejen chápat, ale musí v něm být schopen rychle rozpoznat, o jaký typ objednávky jde a zda vyžaduje nějakou akci, či nikoliv. V opačném případě se vám může stát, že budete celý den místo produktivnější práce zkoumat všechny nové objednávky a důmat nad tím, zda ještě na skladě máte zboží pro jejich uspokojení, zda už objednávku zákazník zaplatil nebo kde zjistíte, jestli a co napsal do poznámky k objednávce.

Naše bloky v ExitShopu jsou navržené intuitivně tak, aby celé toto martyrium maximálně zefektivnily a umožnily vám na první pohled u každé objednávky vidět, zda vyžaduje vaši pozornost, či nikoliv. A to se netýká jen barev, o kterých byla řeč v předešlém tématu.

Na první pohled je patrné, že každá objednávka je kromě barvy tvořena několika vertikálně oddělenými bloky, které postupně obsahují všechny důležité informace a nástroje pro další práci s objednávkou. Zde se podíváme na první blok nejvíc vlevo.

Tvoří jej nejdůležitější trojice identifikačních čísel u každé objednávky (číslo objednávky, interní ID a Externí ID), dále celkem 9 intuitivních informačních symbolů a několik funkčních tlačítek. Identifikační čísla jsou asi jasná, ale co ty symboly?

Ty se vám rozhodně vyplatí znát, protože na těchto 9 malých obrázcích se lze během pár sekund dozvědět o každé objednávce to nejpodstatnější. První symbol bankovky je jasný. Pokud svítí zeleně, objednávka vám přinesla zisk, červená barva znamená ztrátu (buď má zákazník nějakou slevu, nebo jste špatně nastavili marži :)). Pokud vás zajímá přesná hodnota zisku/ztráty, stačí na bankovku najet myší.

Druhý symbol lístku ukazuje váhu objednávky. Po najetí myší se dozvíte váhu objednaných produktů + v případě, že objednávka obsahuje produkty s neuvedenou váhou, dozvíte se zde jejich počet.

Třetí symbol srdíčka ukazuje, s jakou “láskou” u vás daný zákazník nakupuje. Na tento symbol lze rovněž kliknout, po čemž se vám zobrazí všechny dosavadní objednávky zákazníka.

Pokud odvádíte dobrou práci, čtvrtá ikonka vykřičníku by měla být vždy šedá. Zobrazuje totiž počet negativních hodnocení daného zákazníka. Po rozkliknutí si zápornou recenzi lze přečíst.

Svítící zelená bublina značí, že zákazník zanechal u objednávky poznámku, kterou lze opět po rozkliknutí ihned přečíst.

Symbol vševidoucího oka ukazuje, zda si zákazník přeje zaslat účtenku z EET, či nikoliv.

Sedmá ikonka značí, zda objednávka má od dopravce svou sledovací URL a po rozkliknutí je vám tato URL k dispozici.

Ikonka planety vám v případě, že je znám (svítí zeleně), poskytne možnost zjistit, co bylo zdrojem konverze, z níž tato objednávka vzešla.

Poslední ikonka PC vám poskytne informace o IP adrese zákazníka a webového prohlížeče, skrz který u vás nakupoval. Opět však pouze v případě, že tyto informace bylo možné zjistit.

Další část prvního bloku tvoří čtveřice tlačítek, které vám na jedno kliknutí ihned poskytnou to, co na sobě mají napsáno:

Zásilkovna (Pošta bez hranic / jiný dodavatel) vám ihned zobrazí aktuální stav dané objednávky z pohledu dopravce (zda je balík ve svozu, již doručen atp.)

Výdejka stáhne výdejní doklad ve formátu PDF.

Dodací list funguje stejně, jako Výdejka, opět formát PDF.

Správa poznámek umožňuje sledovat všechny dosavadní poznámky, které daný zákazník u svých objednávek ve vašich e-shopech zanechal.

Možná jste si rovněž všimli, že je v bloku nápis “Chybí zboží z…“. Tuto informaci u objednávky uvidíte v případě, že některý z objednaných produktů již ve skladě není. Zároveň se dozvíte, od kterého dodavatele zboží chybí.

WIKI ExitShop – Barevné rozlišení jednotlivých bloků s objednávkami

Každé uskutečněné objednávce na kterémkoliv z vašich e-shopů ExitShop v systému vytvoří standardizovaný blok, který vám na jediném místě poskytuje veškeré informace, které o dané objednávce potřebujete. Může vypadat například takto:

Než si projdeme jednotlivé údaje, které jsou v tomto bloku k dispozici, pojďme si ho jen tak v rychlosti přelétnout očima. Vlevo nahoře vidíme číslo objednávko, vedle vpravo e-shop, z kterého pochází, dále vpravo pak veškeré osobní údaje, následuje seznam konkrétních objednaných produktů, stav objednávky a vpravo dole i celková cena objednávky. Zároveň si můžete všimnout, že tato objednávka má modrou barvu, což není náhodou.

ExitShop klientům umožňuje nastavit si pro každý stav objednávky libovolnou barvu dle svých preferencí. V našem případě máme nastaveny 4 barvy, které reprezentují následující stavy:

Bílá – Objednávka byla provedena i zaplacena a platba je přijata.

Modrá – Objednávka byla odeslána a z naší strany je už tedy vyřízena.

Zelená – Objednávka byla doručena a není potřeba jí nadále věnovat pozornost.

Červená – Objednávka byla stornována.

Těm pozornějším z vás už je jasné, co která barva znamená, neboť je to u každého bloku patrné v kolonce “Stav objednávky”.

1. Ve chvíli, kdy si někdo na vašem e-shopu něco objedná (a třeba i rovnou zaplatí), je vytvořen nový blok, který dostane bílou barvu. 

2. Jakmile objednávku zabalíte a odešlete, v systému zmodrá, což značí, že je zaplacená a pryč ze skladu.

3. Zelená objednávka je de facto kompletně uzavřená, doručená a již se o ni není potřeba nijak zajímat.

4. Speciálním stavem je červená objednávka, která značí storno a tedy také již konečný stav objednávky.

WIKI ExitShop – Jak efektivně spravovat vyfiltrované objednávky

Nechali jste si pomocí filtrů vyjet potřebné objednávky. A co teď s nimi? Pro jejich základní správu se v panelu hned pod filtry nachází další řádek velmi užitečných zelených tlačítek, s kterými je vhodné naučit se pracovat.

Co jednotlivá tlačítka dělají?

1. Vybrat vše – Hovoří za sebe, vybere všechny aktuálně vyfiltrované objednávky.

2. Upravit výběr – Umožňuje hromadně upravit stav vybraných objednávek. Po kliknutí se objeví následující tabulka

Ze slideru je možné vybrat jakýkoliv existující stav. Po kliknutí na tláčitko “Změnit stav” dojde k vybrané změně stavu.

3. Zásilkovna – Umožňuje zkontrolovat, jak si vybrané objednávky vedou v Zásilkovně (ty, u nichž zákazníci zvolili doručení Zásilkovnou). Po rozkliknutí se objeví tři možnosti:

Možnost přidat balíky umožňuje (jak napovídá název) přidávat balíky z jednotlivých objednávek do svozů. Můžete zde rovněž kontrolovat, zda jsou všechny balíky odeslané skrz Zásilkovnu ve svozu. Zároveň si zde můžete nechat vyjet a ihned vytiskout (v libovolném formátu) štítek balíku z každé objednávky.

V historii svozů můžete sledovat datumy svozu jednotlivých skupin objednávek, nastavení Zásilkovny pak slouží pro případnou změnu API či nastavení výchozího stavu pro Expediční stránku.

4. Pošta bez hranic – Identické možnosti jako Zásilkovna, jen pro službu Pošta bez hranic.

5. Objednávka zboží – Při označení objednávek, ve kterých chybí z důvodů vyprodání nějaké zboží (i více druhů najednou) umožňuje přejít ihned k objednání daného zboží od příslušného dodavatele.

6. Sledování objednávek – Vás přesměruje na stránku sledování objednávek, kam je možné nahrát vyexportovaný seznam konkrétních sledovacích čísel jednotlivých objednávek, který obdržíte od dopravce. Stačí vybrat toho správného dopravce, nahrát seznam a Exitshop automaticky spáruje tato čísla s čísly objednávek ve vašem systému. Sledovací čísla následně můžete využít jako zástupné znaky v e-mailech.

7. Hromadný e-mail – Umožňuje zákazníkům vybraných objednávek ihned odeslat hromadný mail skrz propracovaný textový editor.

WIKI ExitShop – Filtrujeme objednávky 04

Poslední sloupec využijete nejčastěji v případě, když budete hledat nějakého konkrétního zákazníka, nebo si budete chtít ověřit nejčastější požadavky svých zákazníků.

Pokud znáte přesné jméno/e-mail zákazníka, můžete si zakliknout políčko “přesná shoda”, aby vám systém hledané informace poskytl rychleji. V případě, že znáte jen část jména/e-mailu, nebo si nejste jistí, nechejte toto políčko raději nezaškrtnuté.

Další položky už jsou spíš všeobecnější a mohou vám posloužit ve snaze zjistit oblíbenost mateřských produktů, nebo nejčatější poznámky zákazníků. Filtrování skrz Poznámka se dá využít i v případě akce, kdy mají zákazníci do poznámky uvést konkrétní kód nebo slovo.

Poslední dvě kolonky jsou rovněž zajímavé, tentokrát pro podrobnější analýzu prodejů. Můžete si pomocí nich nechat vyfiltrovat objednávky s konkrétním počtem (od X do Y) mateřských produktů.

ExitShop Highscore Table – pro pobavení

V sekci Aplikace najdete ExitShop Highscore Table. Jedná se o jednoduchou webovou stránku, která zobrazuje aktuální počet objednávek za tento den. Aktualizuje se automaticky každých 10 minut a když přijde nová objednávka, zahraje zvuk. Můžete si udělat takový motivační monitor někde na viditelném místě v kanceláři.

Miniaturní Raspberry server s připojeným monitorem, který se sám zapíná v pracovní dobu.

WIKI ExitShop – Filtrujeme objednávky 02

Druhý sloupec přidává další specifické způsoby, kterými lze nalézt konkrétní objednávky.

Můžete si zde nechat vypsat jakoukoliv konkrétní objednávku podle jejího čísla / externího ID.

Následující slider pro změnu umožňuje filtrovat objednávky podle jejich aktuálního stavu. Vybírat můžete z celkem 25 specifických stavů objednávek, které vám vždy pomohou získat informace pouze o těch objednávkách, které jsou pro vás v danou chvíli relevantní.

Následuje velmi praktická funkce, díky které můžete do systému nahrát vlastní CSV soubor obsahující čísla objednávek, která se vám po kliknutí na “Filtrovat” ihned vypíší. Oceníte zejména tehdy, když vám zaměstnanec pošle seznam objednávek, u kterých nastal nějaký problém. Skrz tuto funkci se k nim dostanete mnohem rychleji (na dvě kliknutí), než když byste museli nastavovat všechny příslušné filtry.

Poslední funkcí je možnost filtrovat objednávky podle toho, zda obsahují/neobsahují sledovací URL.