WIKI ExitShop – Fronta emailů

Druhé tlačítko “Fronta emailů” vám zobrazí seznam všech odeslaných i naplánovaných hromadných mailů. Filtrováním zákazníků se budeme zabývat v dalších částech, ale už zde je nutné říci, že jakoukoliv specifickou skupinu zákazníků, která po aplikování libovolných filtrů vznikne, můžete rovnou oslovit hromadným mailem.

A právě tyto hromadné maily se poté ukládají do Fronty emailů, kde je můžete sledovat, analyzovat a spravovat.

I emaily mají vlastní filtr, takže si můžete nechat vypsat maily pouze za specifické časové období, za dnešek, poslední týden nebo měsíc.

Dále můžete u každého mailu vidět jeho předmět, nahlédnout do HTML vezre obsahu a také sledovat jeho výkonnost (počet i procentuální vyjádření odeslaných a otevřených mailů + odhlášení od vašich newsletterů). 

ExitShop samozřejmě tyto emaily neodesílá zcela zdarma. Odeslání vaší zprávy na 200 unikátních mailů vyjde na 1 Kč. Pokud tedy potřebujete odeslat hromadný mail například 50 000 zákazníkům, vyjde vás na 250 Kč.

WIKI ExitShop – Import zákazníků

Kategorie “Zákazníci” skrývá (jak už název napovídá) veškeré informace o nakupujících i nástroje pro práci s nimi. Po příchodu do kategorie si určitě v horní části ihned všimnete pětice zelených tlačítek, které jsou úplným základem pro pracování s databází zákazníků.

První tlačítko “Import zákazníků” bude určitě tím prvním, které použijete. Než totiž budete moci využít možnosti práce se zákazníky v ExitShopu naplno, musíte v systému nejdříve nějaké zákazníky mít. A pokud už nějaké náhodou máte, nebude žádný problém náš systém s nimi “nakrmit” právě pomoci importu.

Po kliknutí na Import se dostanete na novou stránku, na níž můžete samotné nahrání databáze zákazníků provést. Tady je potřeba dodržet několik pravidel:

1) Zákazníky můžete importovat pouze ze souboru CSV (neboli souboru z programu Microsoft Excel).

2) První řádek (1) souboru systém vnímá jakožto hlavičku a přeskočí jej, takže ho nezapomeňte nechat prázdný. První sloupec (A) musí obsahovat e-maily jednotlivých zákazníků.

3) Jeden CSV soubor pro import může obsahovat maximálně 25 000 řádků (neboli 25 000 zákazníků) a jeho velikost nesmí přesáhnout 5 MB. Pokud kterýkoliv z těchto limitů překročíte, je nutné soubor dle potřeby rozdělit na dva či více menších souborů.

Po nahrání CSV souboru stačí vybrat oddělovač dat, který jste v souboru použili, případně vybrat z vašich e-shopů ten, do kterého chcete zákazníky importovat. Samotný import pak provedete kliknutím na modré tlačítko “Nahrát soubor” úplně vpravo.

WIKI ExitShop – Pokladna a její využití

Třetí a poslední podkategorii Objednávek tvoří Pokladna. Po jejím vytvoření skrz ni lze vytvářet objednávky způsobem, který je velmi podobný vyskladňování.

Stačí přidat konkrétní mateřské produkty do objednávky, zadat fakturační údaje a objednávka je ihned vytvořena, načež ji můžete překontrolovat, nechat si vytvořit fakturu atp. Ocení zejména majitelé kamenných prodejen nebo skladů, které zákazníci rádi navštěvují osobně.

WIKI ExitShop – Expedice a čárové kódy

Expedice je druhou hlavní podkategorií Objednávek. Jde o rozšířenou verzí tlačítka “Zabalit” z panelů jednotlivých objednávek a slouží primárně pro sklady, ve kterých jsou vyřizovány větší objemy objednávek, neboť celý proce balení v systému výrazně zjednodušuje a zrychluje.

Pro její použití potřebujete pouze čtečku čárových kódů a funkční klávesu Enter :).

Objednávku ke zpracování můžete najít buď zadáním (oskenováním) jejího čísla, nebo si ze slideru vybrat příslušný stav (např. zaplaceno) a po kliknutí na tlačítko “Načíst další nedokončenou objednávku” se tato načte.

Pak už stačí jen vzít do ruky čtečku a postupně naskenovat kódy z jednotlivých produktů.

Jakmile systém zaznamená, že jste naskenovali čárové kódy všech produktů z dané objednávky, objeví se vám tlačítko “Dokončit“, které lze potvrdit klávesou Enter a tím objednávku označit jako zabalenou a případně i změnit její stav. Následně se objeví ještě jedno poslední okno, skrz které si můžete rovnou nechat vytisknout k objednávce štítek. I toto lze snadno uzavřít klávesou Enter, načež vás Exitshop přesměruje zpět na úvodní stránku Expedice, kde můžete pohodlně pokračovat další objednávkou.

WIKI ExitShop – Jak používat blok objednávky 05

Poslední blok úplně na pravé straně řeší dopravu a stav dané objednávky.

První slider “Stav objednávky” ukazuje, v jaké fázi se aktuálně objednávka nachází a tím také určuje barvu celého bloku s objednávkou (o zbarvení bloků více zde). Umožňuje rovněž přímo odsud v případě potřeby stav jakékoliv objednávky změnit.

Následuje tlačítko “Historie změny stavů“, kde lze přehledně sledovat vývoj stavů objednávky včetně přesných dat a časů, kdy k jednotlivým změnám došlo. Každá změna stavu obsahuje i jméno (skladu/zaměstnance) toho, kdo změnu provedl.

Třetím funkčním prvkem je slider “Doprava“, který vždy obsahuje způsob dopravy vybraný zákazníkem.

I ten lze samozřejmě bez problémů jakkoliv měnit (pokud je to z vaší strany nutné, nebo zákazník požádá o změnu). Pokud je vybrána Zásilkovna, nachází se pod sliderem ještě adresa vybrané pobočky odběru.

Následuje cena poštovného a DPH k poštovnému. Tyto položky lze na jedno kliknutí libovolně měnit.

A úplně na závěr celková cena objednávky včetně poštovného.

WIKI ExitShop – Jak používat blok objednávky 04

Čtvrtý blok má název “Produkt” a obsahuje mimo jiné seznam objednaných produktů z vaší nabídky.

U každého objednaného produktu je uvedeno jeho ID, Čárový kód, počet objednaných kusů a samozřejmě cena.

Niže se nacházejí další funkční tlačítka pro ulehčení vaší práce:

+ Přidat” umožňuje dodat do objednávky jakýkoliv další produkt z vaší nabídky.

Tlačítkem “Upravit” můžete stávající objednávku libovolně upravit (cokoliv z ní ubrat, odečíst DPH nebo v případě špatných úprav veškeré provedené úpravy vrátit zpět).

Sloučit” je velmi užitečné tlačítko, u kterého stačí po kliknutí zadat číslo příslušné objednávka a celá stávající objednávka se přesune pod jinou. Zároveň je zde možné u nově vzniklé sloučené objednávky změnit stav.

Posledním tlačítkem “Zabalit” se budou zabývat především menší e-shopy/sklady (pro ty větší máme Expedici). Po kliknutí vám dá informaci, co je z dané objednávky potřeba zabalit, příp. jaké jsou skladové zásoby objednaných produktů.

Po zabalení stačí kliknout na tlačítko “Dokončit” vlevo nahoře, což v systému změní stav na “Zabaleno”, odečte příslušné skladové zásoby a posune objednávku zase dále.

WIKI ExitShop – Jak používat blok objednávky 03

Třetí blok má název Kupující, neboť v něm mimo osobní údaje objednávajícího naleznete několik dalších informací a funkcí. 

Tlačítkem “Přidat F.A.” můžete v případě potřeby k danému uživateli přidat fakturační adresu (pokud se liší od doručovací) a rovněž ji následně prohodit s aktuální doručovací adresou (kterou zákazník zadal při kompletaci objednávky).

Tlačítka “E-mail” a “SMS” slouží k okamžité možnosti kontaktovat daného kupujícího prostřednictvím elektronické pošty či SMS zprávy (pokud zadal své telefonní číslo).

Po kliknutí na “E-mail” se ihned objeví okno, z kterého lze mail rovnou odeslat:

Editor je velmi intuitivní, obsahuje případné vytvořené šablony a mail lze odsud rovnou odeslat. To samé platí i pro SMS:

Jak editor mailu, tak editor SMS obsahují seznam použitelných Zástupných znaků, které můžete ve svém textu použít. Jde o velmi efektivní způsob, jak řešit problémy s konkrétními objednávkami bez nutnosti otevírat svou mailovou schránku (nebo na ni překlikávat).

Poslední tlačítko “Hodnocení zákazníka” se (možná překvapivě) netýká toho, jak zákazník hodnotí váš e-shop, ale jak vy hodnotíte zákazníkův přístup k objednávce. Skrz toto hodnocení (které je sdílené napříč celým ExitShopem) pak mohou všichni naši uživatelé už ve chvíli, kdy se nová objednávka objeví v systému, vidět, zda si u nich právě objednal zboží spolehlivý kupující, který vždy vše zaplatí a vyzvedne, nebo zákazník “potížista”, díky čemuž mohou předejít řadě zbytečných komplikací a problémů.

WIKI ExitShop – Jak používat blok objednávky 02

Druhý blok objednávky poskytuje další základní informace. Především hned v norní části název e-shopu i vlajku státu, ze kterého objednávka pochází. Níže pak také datum a přesný čas vytvoření objednávky.

Tlačítko “Změnit eshop” umožňuje přesměrovat celou objednávku pod kterýkoliv jiný z vašich aktivních e-shopů, tlačítko “Zopakovat” zase automaticky předvyplní identickou objednávku a umožní vám ji na jedno kliknutí znovu vytvořit.

WIKI ExitShop – Jak používat blok objednávky 01

Standardizovaný blok s objednávkou je denním chlebem každého majitele e-shopu. Musí ho nejen chápat, ale musí v něm být schopen rychle rozpoznat, o jaký typ objednávky jde a zda vyžaduje nějakou akci, či nikoliv. V opačném případě se vám může stát, že budete celý den místo produktivnější práce zkoumat všechny nové objednávky a důmat nad tím, zda ještě na skladě máte zboží pro jejich uspokojení, zda už objednávku zákazník zaplatil nebo kde zjistíte, jestli a co napsal do poznámky k objednávce.

Naše bloky v ExitShopu jsou navržené intuitivně tak, aby celé toto martyrium maximálně zefektivnily a umožnily vám na první pohled u každé objednávky vidět, zda vyžaduje vaši pozornost, či nikoliv. A to se netýká jen barev, o kterých byla řeč v předešlém tématu.

Na první pohled je patrné, že každá objednávka je kromě barvy tvořena několika vertikálně oddělenými bloky, které postupně obsahují všechny důležité informace a nástroje pro další práci s objednávkou. Zde se podíváme na první blok nejvíc vlevo.

Tvoří jej nejdůležitější trojice identifikačních čísel u každé objednávky (číslo objednávky, interní ID a Externí ID), dále celkem 9 intuitivních informačních symbolů a několik funkčních tlačítek. Identifikační čísla jsou asi jasná, ale co ty symboly?

Ty se vám rozhodně vyplatí znát, protože na těchto 9 malých obrázcích se lze během pár sekund dozvědět o každé objednávce to nejpodstatnější. První symbol bankovky je jasný. Pokud svítí zeleně, objednávka vám přinesla zisk, červená barva znamená ztrátu (buď má zákazník nějakou slevu, nebo jste špatně nastavili marži :)). Pokud vás zajímá přesná hodnota zisku/ztráty, stačí na bankovku najet myší.

Druhý symbol lístku ukazuje váhu objednávky. Po najetí myší se dozvíte váhu objednaných produktů + v případě, že objednávka obsahuje produkty s neuvedenou váhou, dozvíte se zde jejich počet.

Třetí symbol srdíčka ukazuje, s jakou “láskou” u vás daný zákazník nakupuje. Na tento symbol lze rovněž kliknout, po čemž se vám zobrazí všechny dosavadní objednávky zákazníka.

Pokud odvádíte dobrou práci, čtvrtá ikonka vykřičníku by měla být vždy šedá. Zobrazuje totiž počet negativních hodnocení daného zákazníka. Po rozkliknutí si zápornou recenzi lze přečíst.

Svítící zelená bublina značí, že zákazník zanechal u objednávky poznámku, kterou lze opět po rozkliknutí ihned přečíst.

Symbol vševidoucího oka ukazuje, zda si zákazník přeje zaslat účtenku z EET, či nikoliv.

Sedmá ikonka značí, zda objednávka má od dopravce svou sledovací URL a po rozkliknutí je vám tato URL k dispozici.

Ikonka planety vám v případě, že je znám (svítí zeleně), poskytne možnost zjistit, co bylo zdrojem konverze, z níž tato objednávka vzešla.

Poslední ikonka PC vám poskytne informace o IP adrese zákazníka a webového prohlížeče, skrz který u vás nakupoval. Opět však pouze v případě, že tyto informace bylo možné zjistit.

Další část prvního bloku tvoří čtveřice tlačítek, které vám na jedno kliknutí ihned poskytnou to, co na sobě mají napsáno:

Zásilkovna (Pošta bez hranic / jiný dodavatel) vám ihned zobrazí aktuální stav dané objednávky z pohledu dopravce (zda je balík ve svozu, již doručen atp.)

Výdejka stáhne výdejní doklad ve formátu PDF.

Dodací list funguje stejně, jako Výdejka, opět formát PDF.

Správa poznámek umožňuje sledovat všechny dosavadní poznámky, které daný zákazník u svých objednávek ve vašich e-shopech zanechal.

Možná jste si rovněž všimli, že je v bloku nápis “Chybí zboží z…“. Tuto informaci u objednávky uvidíte v případě, že některý z objednaných produktů již ve skladě není. Zároveň se dozvíte, od kterého dodavatele zboží chybí.

WIKI ExitShop – Barevné rozlišení jednotlivých bloků s objednávkami

Každé uskutečněné objednávce na kterémkoliv z vašich e-shopů ExitShop v systému vytvoří standardizovaný blok, který vám na jediném místě poskytuje veškeré informace, které o dané objednávce potřebujete. Může vypadat například takto:

Než si projdeme jednotlivé údaje, které jsou v tomto bloku k dispozici, pojďme si ho jen tak v rychlosti přelétnout očima. Vlevo nahoře vidíme číslo objednávko, vedle vpravo e-shop, z kterého pochází, dále vpravo pak veškeré osobní údaje, následuje seznam konkrétních objednaných produktů, stav objednávky a vpravo dole i celková cena objednávky. Zároveň si můžete všimnout, že tato objednávka má modrou barvu, což není náhodou.

ExitShop klientům umožňuje nastavit si pro každý stav objednávky libovolnou barvu dle svých preferencí. V našem případě máme nastaveny 4 barvy, které reprezentují následující stavy:

Bílá – Objednávka byla provedena i zaplacena a platba je přijata.

Modrá – Objednávka byla odeslána a z naší strany je už tedy vyřízena.

Zelená – Objednávka byla doručena a není potřeba jí nadále věnovat pozornost.

Červená – Objednávka byla stornována.

Těm pozornějším z vás už je jasné, co která barva znamená, neboť je to u každého bloku patrné v kolonce “Stav objednávky”.

1. Ve chvíli, kdy si někdo na vašem e-shopu něco objedná (a třeba i rovnou zaplatí), je vytvořen nový blok, který dostane bílou barvu. 

2. Jakmile objednávku zabalíte a odešlete, v systému zmodrá, což značí, že je zaplacená a pryč ze skladu.

3. Zelená objednávka je de facto kompletně uzavřená, doručená a již se o ni není potřeba nijak zajímat.

4. Speciálním stavem je červená objednávka, která značí storno a tedy také již konečný stav objednávky.