WIKI ExitShop – Import zákazníků

Kategorie “Zákazníci” skrývá (jak už název napovídá) veškeré informace o nakupujících i nástroje pro práci s nimi. Po příchodu do kategorie si určitě v horní části ihned všimnete pětice zelených tlačítek, které jsou úplným základem pro pracování s databází zákazníků.

První tlačítko “Import zákazníků” bude určitě tím prvním, které použijete. Než totiž budete moci využít možnosti práce se zákazníky v ExitShopu naplno, musíte v systému nejdříve nějaké zákazníky mít. A pokud už nějaké náhodou máte, nebude žádný problém náš systém s nimi “nakrmit” právě pomoci importu.

Po kliknutí na Import se dostanete na novou stránku, na níž můžete samotné nahrání databáze zákazníků provést. Tady je potřeba dodržet několik pravidel:

1) Zákazníky můžete importovat pouze ze souboru CSV (neboli souboru z programu Microsoft Excel).

2) První řádek (1) souboru systém vnímá jakožto hlavičku a přeskočí jej, takže ho nezapomeňte nechat prázdný. První sloupec (A) musí obsahovat e-maily jednotlivých zákazníků.

3) Jeden CSV soubor pro import může obsahovat maximálně 25 000 řádků (neboli 25 000 zákazníků) a jeho velikost nesmí přesáhnout 5 MB. Pokud kterýkoliv z těchto limitů překročíte, je nutné soubor dle potřeby rozdělit na dva či více menších souborů.

Po nahrání CSV souboru stačí vybrat oddělovač dat, který jste v souboru použili, případně vybrat z vašich e-shopů ten, do kterého chcete zákazníky importovat. Samotný import pak provedete kliknutím na modré tlačítko “Nahrát soubor” úplně vpravo.

WIKI ExitShop – Pokladna a její využití

Třetí a poslední podkategorii Objednávek tvoří Pokladna. Po jejím vytvoření skrz ni lze vytvářet objednávky způsobem, který je velmi podobný vyskladňování.

Stačí přidat konkrétní mateřské produkty do objednávky, zadat fakturační údaje a objednávka je ihned vytvořena, načež ji můžete překontrolovat, nechat si vytvořit fakturu atp. Ocení zejména majitelé kamenných prodejen nebo skladů, které zákazníci rádi navštěvují osobně.

WIKI ExitShop – Expedice a čárové kódy

Expedice je druhou hlavní podkategorií Objednávek. Jde o rozšířenou verzí tlačítka “Zabalit” z panelů jednotlivých objednávek a slouží primárně pro sklady, ve kterých jsou vyřizovány větší objemy objednávek, neboť celý proce balení v systému výrazně zjednodušuje a zrychluje.

Pro její použití potřebujete pouze čtečku čárových kódů a funkční klávesu Enter :).

Objednávku ke zpracování můžete najít buď zadáním (oskenováním) jejího čísla, nebo si ze slideru vybrat příslušný stav (např. zaplaceno) a po kliknutí na tlačítko “Načíst další nedokončenou objednávku” se tato načte.

Pak už stačí jen vzít do ruky čtečku a postupně naskenovat kódy z jednotlivých produktů.

Jakmile systém zaznamená, že jste naskenovali čárové kódy všech produktů z dané objednávky, objeví se vám tlačítko “Dokončit“, které lze potvrdit klávesou Enter a tím objednávku označit jako zabalenou a případně i změnit její stav. Následně se objeví ještě jedno poslední okno, skrz které si můžete rovnou nechat vytisknout k objednávce štítek. I toto lze snadno uzavřít klávesou Enter, načež vás Exitshop přesměruje zpět na úvodní stránku Expedice, kde můžete pohodlně pokračovat další objednávkou.

WIKI ExitShop – Jak používat blok objednávky 05

Poslední blok úplně na pravé straně řeší dopravu a stav dané objednávky.

První slider “Stav objednávky” ukazuje, v jaké fázi se aktuálně objednávka nachází a tím také určuje barvu celého bloku s objednávkou (o zbarvení bloků více zde). Umožňuje rovněž přímo odsud v případě potřeby stav jakékoliv objednávky změnit.

Následuje tlačítko “Historie změny stavů“, kde lze přehledně sledovat vývoj stavů objednávky včetně přesných dat a časů, kdy k jednotlivým změnám došlo. Každá změna stavu obsahuje i jméno (skladu/zaměstnance) toho, kdo změnu provedl.

Třetím funkčním prvkem je slider “Doprava“, který vždy obsahuje způsob dopravy vybraný zákazníkem.

I ten lze samozřejmě bez problémů jakkoliv měnit (pokud je to z vaší strany nutné, nebo zákazník požádá o změnu). Pokud je vybrána Zásilkovna, nachází se pod sliderem ještě adresa vybrané pobočky odběru.

Následuje cena poštovného a DPH k poštovnému. Tyto položky lze na jedno kliknutí libovolně měnit.

A úplně na závěr celková cena objednávky včetně poštovného.

WIKI ExitShop – Jak používat blok objednávky 04

Čtvrtý blok má název “Produkt” a obsahuje mimo jiné seznam objednaných produktů z vaší nabídky.

U každého objednaného produktu je uvedeno jeho ID, Čárový kód, počet objednaných kusů a samozřejmě cena.

Niže se nacházejí další funkční tlačítka pro ulehčení vaší práce:

+ Přidat” umožňuje dodat do objednávky jakýkoliv další produkt z vaší nabídky.

Tlačítkem “Upravit” můžete stávající objednávku libovolně upravit (cokoliv z ní ubrat, odečíst DPH nebo v případě špatných úprav veškeré provedené úpravy vrátit zpět).

Sloučit” je velmi užitečné tlačítko, u kterého stačí po kliknutí zadat číslo příslušné objednávka a celá stávající objednávka se přesune pod jinou. Zároveň je zde možné u nově vzniklé sloučené objednávky změnit stav.

Posledním tlačítkem “Zabalit” se budou zabývat především menší e-shopy/sklady (pro ty větší máme Expedici). Po kliknutí vám dá informaci, co je z dané objednávky potřeba zabalit, příp. jaké jsou skladové zásoby objednaných produktů.

Po zabalení stačí kliknout na tlačítko “Dokončit” vlevo nahoře, což v systému změní stav na “Zabaleno”, odečte příslušné skladové zásoby a posune objednávku zase dále.

Vylepšení skladových příjemek – doprava a spárovaná příjemka

U příjemky nyní můžete zadat dvě nové věci:

  • Dopravu – je to text a ukáže se v seznamu příjemek. Můžete podle toho i příjemky filtrovat.
  • Spárovanou příjemku – vložíte číslo existující příjemky a mezi nimi vznikne vazba – jde vidět v seznamu příjemek. Například když naskladňujete na etapy a chcete mít příjemky dohledatelné.

WIKI ExitShop – Jak používat blok objednávky 03

Třetí blok má název Kupující, neboť v něm mimo osobní údaje objednávajícího naleznete několik dalších informací a funkcí. 

Tlačítkem “Přidat F.A.” můžete v případě potřeby k danému uživateli přidat fakturační adresu (pokud se liší od doručovací) a rovněž ji následně prohodit s aktuální doručovací adresou (kterou zákazník zadal při kompletaci objednávky).

Tlačítka “E-mail” a “SMS” slouží k okamžité možnosti kontaktovat daného kupujícího prostřednictvím elektronické pošty či SMS zprávy (pokud zadal své telefonní číslo).

Po kliknutí na “E-mail” se ihned objeví okno, z kterého lze mail rovnou odeslat:

Editor je velmi intuitivní, obsahuje případné vytvořené šablony a mail lze odsud rovnou odeslat. To samé platí i pro SMS:

Jak editor mailu, tak editor SMS obsahují seznam použitelných Zástupných znaků, které můžete ve svém textu použít. Jde o velmi efektivní způsob, jak řešit problémy s konkrétními objednávkami bez nutnosti otevírat svou mailovou schránku (nebo na ni překlikávat).

Poslední tlačítko “Hodnocení zákazníka” se (možná překvapivě) netýká toho, jak zákazník hodnotí váš e-shop, ale jak vy hodnotíte zákazníkův přístup k objednávce. Skrz toto hodnocení (které je sdílené napříč celým ExitShopem) pak mohou všichni naši uživatelé už ve chvíli, kdy se nová objednávka objeví v systému, vidět, zda si u nich právě objednal zboží spolehlivý kupující, který vždy vše zaplatí a vyzvedne, nebo zákazník “potížista”, díky čemuž mohou předejít řadě zbytečných komplikací a problémů.

Dostupnostní feed pro Heureku

V ovládacím panelu eshopu, v sekci XML výstupy najdete nový XML feed – dostupnostní feed pro Heureku. Jsou v něm pouze produkty skladem a Heureka si jej stahuje každých 10 minut. Můžete si i nastavit deadline pro objednání zboží a s tím spojený výpočet doby dodání (skrz DELIVERY_DATE v dodavateli).

WIKI ExitShop – Jak používat blok objednávky 02

Druhý blok objednávky poskytuje další základní informace. Především hned v norní části název e-shopu i vlajku státu, ze kterého objednávka pochází. Níže pak také datum a přesný čas vytvoření objednávky.

Tlačítko “Změnit eshop” umožňuje přesměrovat celou objednávku pod kterýkoliv jiný z vašich aktivních e-shopů, tlačítko “Zopakovat” zase automaticky předvyplní identickou objednávku a umožní vám ji na jedno kliknutí znovu vytvořit.